Em meio ao cotidiano dinâmico do sistema prisional de Mato Grosso do Sul, um grupo de profissionais desempenha um papel crucial: são os policiais penais que atuam nas áreas de projetos, compras e contratos da Agepen (Agência Estadual de Administração do Sistema Penitenciário). Enquanto os operacionais da custódia enfrentam riscos diários na linha de frente das prisões, eles buscam garantir que as ferramentas possíveis para a segurança e a eficiência operacional cheguem às mãos daqueles que se arriscam na ponta.
Os desafios enfrentados por essa equipe são imensos. A complexidade da legislação, as múltiplas demandas e a pressão por prazos tornam a aquisição de equipamentos como armamentos, coletes balísticos e viaturas, construção de novas vagas, ou mesmo outros materiais essenciais para o dia a dia, uma verdadeira maratona. O processo começa com a identificação da necessidade, passa pela pesquisa de mercado e culmina no funcionamento eficiente e transparente da instituição.
Subordinada à DAF (Diretoria de Administração e Finanças), a Divisão de Compras e Suprimentos, por exemplo, junto com seus núcleos, é responsável pela gestão e acompanhamento de contratos e convênios, aquisições de equipamentos e veículos, bem como aparelhamento das unidades prisionais, entre outras atribuições, tornando possível o fortalecimento estrutural de toda a Polícia Penal de Mato Grosso do Sul.
“O planejamento é fundamental. Precisamos garantir que cada material atenda às especificações técnicas e que o preço esteja dentro do que podemos gastar, além de qual fonte pode ser utilizada para esta finalidade. Isso envolve um levantamento detalhado e minucioso”, explica o chefe da Divisão, policial penal Elvis de Oliveira Viração.
Quando envolve compra de materiais da parte de segurança, por exemplo, é feita uma solicitação da Diretoria de Operações, com o quantitativo, a necessidade que eles têm e a destinação. Tanto armas, coletes e munições, é feita uma varredura antes do tipo de material que querem comprar, pois a metodologia de compra varia de acordo com os materiais, pois têm alguns que são de fornecedores exclusivos, aí ocorre por inegibilidade de licitação, com compra feita pela própria agência, mas quando tem outra fornecedora, ocorre por licitação regular, parcialmente conduzida pela Sad (Secretaria de Estado de Administração), após concluídas todas as etapas anteriores realizadas pela instituição.
Aparelhando o presente e o futuro
A mais recente aquisição, a compra de 700 armas TS9 para uso pelos policiais, envolveu investimento na ordem de R$ 2,5 milhões é resultado do trabalho dessas equipes, somadas a outras aquisições importantes e já entregues essenciais para as novas missões assumidas pela Polícia Penal.
Essas armas, assim como outros equipamentos necessários ao serviço operacional constam no Plano Plurianual, que envolvem também munições, coletes a prova de balas, algemas, tonfas, uniformes para os policiais penais, entre outros itens para o aparelhamento total.
“Desses itens, apenas do uniforme ainda não está sendo feita a aquisição por conta da necessidade de Decreto que regulamenta, mas já com recurso R$ 2,7 milhões em caixa para a realização da licitação”, informa o chefe da Divisão de Compras e Suprimentos.
São incalculáveis horas de trabalho dedicados desses profissionais envolvidos em todo o processo, pois processos curtos duram em média de três a seis meses para se concretizarem e os mais longos podem chegar a demorar de um a três anos entre a ideia e a concretização, como no caso da ampliação do serviço de monitoração eletrônica com tornozeleiras que teve início em 2021 e foi concluído neste segundo semestre de 2024.
Para o futuro, estão programadas construções de novas unidades prisionais, mais viaturas, ampliação da frota, insumos para cursos de capacitação, mais armamentos, munições e tudo que é necessário para que o trabalho da Polícia Penal cumpra o dever de garantir que a justiça seja cumprida e paz social aconteça, sempre contando com a dedicação daqueles que são a força por trás da missão de garantir a segurança e a ressocialização.
Da ideia à concretização
Entre planilhas e documentos, esses profissionais realizam atividades meticulosas diariamente.
Nesse contexto, o dia a dia desses profissionais é repleto de tarefas meticulosas. Desde a elaboração de planilhas e documentos até a negociação com fornecedores, cada ação tem um impacto direto nas engrenagens que fazem o sistema penitenciário rodar.
Muitas vezes, tudo começa em um planejamento do ano anterior, com uma busca frenética por fontes financeiras que se adequem às necessidades. Afinal, é preciso ter dinheiro em caixa e orçamento para fazer as ideias se materializarem em forma de insumos e outros recursos necessários para o bom andamento dos trabalhos nas diversas áreas e funções que integram a Agepen.
Uma fase importante desse processo é a captação de recursos, que passa pelo Núcleo de Planejamento, Convênios e Projetos, que uma das funções é angariar verbas federais e depois prestar contas do que foi adquirido.
“Sinto que minha função é essencial para a segurança pública. O que fazemos aqui pode parecer invisível, mas impacta a vida de muitos. Quando vejo um companheiro da Polícia Penal utilizando sua arma nova, com EPI’s adequados, sei que nosso esforço valeu a pena. Estamos todos juntos nessa luta”, argumenta o chefe do Núcleo, Eduardo Alexandre de Oliveira Fonseca.
Tudo também precisa ser minimamente calculado pelo Núcleo de Compras na instrução do processo licitatório, que vai desde a definição da metodologia adequada à compra ou contratação de serviços, estudo técnico para elencar itens de natureza essencial, soluções que estão disponíveis no mercado etc. A partir disso, é feito o termo de referência, que é o documento que subsidia a contratação, no qual o fornecedor ou fornecedores envolvidos vão tomar como regras para executar o serviço ou entregar o material.
Trabalho de várias mãos
Outros atores importantes também atuam nesse cenário como a Divisão de Finanças responsável pela emissão do pré-empenho, documento onde segura o orçamento para o pagamento daquela compra e finalização do contrato, e a PEP (Procuradoria de Entidades Públicas), que faz a análise jurídica para verificar a legalidade do processo, em conjunto com a PGE (Procuradoria Geral do Estado).
Todo esse trabalho é supervisionado pelo agente de contratação, papel que na Agepen é desempenhado pelo policial penal Uramar Pereira Kolsloski Filho, que tem a função de garantir que as etapas sejam feitas com eficiência, transparência e legalidade. “É um trabalho intenso. Muitas vezes, estamos lidando com várias demandas ao mesmo tempo”, comenta o servidor.
Já no Núcleo de Contratos é feita a obtenção de documentos de habilitação e formalização de assinatura do contrato. Nesse ínterim, realizam o encaminhamento da minuta que está no processo para a PEP, junto com as informações do contratado, para que seja feitar uma nova análise jurídica; estando tudo certo é procedida a assinatura entre as partes, ou seja, Agepen e fornecedor. Ao setor compete, ainda, solicitar a emissão a Nota de Empenho à Divisão de Finanças, uma espécie de cheque que assegura ao fornecedor que receberá o que for acertado.
É também responsabilidade dessa equipe a gestão dos materiais adquiridos ou serviços contratados, observando prazos, se a empresa está cumprindo o que está definido, entre outras funções. Em caso de não cumprimento do que está estabelecido, é emitida notificação ou multa pelo setor, por meio de processo administrativo. O Núcleo também subsidia e presta informações aos fiscais de contrato designados (servidores de diferentes setores e unidades responsáveis por acompanhar as contratações) para assegurar que tudo ocorra da forma correta.
Essa engrenagem envolve ainda outros setores Diretoria de Administração e Finanças. Após comprado e concretizado, por exemplo, a gestão passa pelo Almoxarifado no caso de materiais de consumo, pelo Patrimônio quando é permanente, de Transporte quando são viaturas, de Informática nos itens tecnológicos etc.
“Às vezes, o material chega e precisamos aguardar que outras demandas estejam resolvidas antes de liberar para uso”.
Um veículo, por exemplo, ocorre a entrega, porém ainda tem todas outras providências que precisam ser realizadas pelo Núcleo de Transportes, que vai desde emissão de documentação, emplacamento ao cartão de abastecimento. Na prática, são tantas etapas que precisam ser cumpridas que ficam até difícil de elencar.
Reportagem publicada na Revista Polícia Penal em Ação, com adaptações.